Minhas ações para ter mais tempo diariamente

Finalizei recentemente a leitura do livro Mais Tempo e Mais Dinheiro, de Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa. Estou muito empolgado para estruturar melhor minha rotina e adequá-la à um planejamento pessoal e familiar. Enquanto isto, vou listar aqui algumas das ações que venho tomando desde Jan/11 para conseguir ter mais tempo no dia-a-dia e focar mais em atividades importantes. Se você não tiver tempo ou paciência de ler todo este artigo, apenas leia a ação 1 e a conclusão! 🙂

1) Reduzir drasticamente o tempo vendo televisão

Esta, sem dúvida alguma, foi a ação que mais contribuiu para que eu tivesse mais tempo. Não tenho um comparativo de quantas horas eu assistia TV antes e agora, mas a diferença foi substancial e os resultados também. Estou impressionado com a quantidade de coisas que consigo fazer agora. Se você só puder fazer UMA coisa, faça isto!

2) Estabelecer slots de tempo e marcos no dia/semana para as atividades/pendências

Sempre li a respeito disto, mas achava que como sou razoavelmente organizado não precisava de mais esta organização e “custo” de planejamento. Porém, quando  comecei a fazer isto (e ainda estou na fase de me acostumar com esta rotina/prática), passei a focar muito mais e aproveitar melhor meu tempo. Eu criei um mini-planejamento do dia. Por exemplo:
Em casa (marcos com slots de tempo):

  • 19:00 às 20:00 – Checar emails, RSS e redes sociais
  • 20:00 às 22:00 – Ler livro
  • 22:00 às 23:00 – Zapear na TV

No trabalho (apenas marcos):

  • Ao chegar: ler emails
  • Antes de sair para o almoço: ler emails

Desta forma, em me condiciono a fazer determinada atividade apenas no marco ou slot de tempo dela, evitando que eu fique a todo instante alternando entre diferentes atividades. É claro que quando estou, por exemplo, programando, vou alternar entre várias outras sub-atividades como tirar dúvidas sobre os requisitos, discutir o negócio, discutir questões arquiteturais, registrar impedimentos ou pendências futuras, tirar dúvidas de outros colegas, etc. Todas estas alternâncias já dificultam manter o foco da atividades que é programar. Alternar também entre checar emails, twitter, etc são coisas que eu posso optar para fazer depois, e definir um horário/marco para isso ajuda muito, pois sei que vou fazer aquilo em um determinado momento.

3) Acordar mais disposto

Este ponto é bem interessante, pois o conceito de “disposto” é extremamente  subjetivo e variável. No meu caso, acordar mais disposto significa dormir mais cêdo (o que não necessariamente implica em dormir mais) e ter a sensação de ter feito coisas produtivas no dia anterior (!). Exatamente! Mesmo que eu durma poucas horas, se o motivo para isto foi estar fazendo algo legal como estudar um assunto interessante, implementar algo massa ou estar com amigos queridos batendo um papo produtivo, eu acordo disposto!

O curioso é que comigo isto gera um círculo virtuoso muito bom, pois quanto mais disposto eu esteja, melhor e mais produtivo é o meu dia, e consequentemente acordarei mais disposto. Claro que nem todos os dias são flores, e por isto tenho que me condicionar a seguir os pontos que estou listando aqui.

5) Usar uma ferramenta decente para controlar as atividades/pendências

Esta para mim foi uma ótima surpresa. Também sempre li sobre GTD, em que o princípio básico é “tirar tudo da sua cabeça”, mas eu era um pouco cético sobre isto. Eu usava o meu email como forma de registrar pendências/atividades a fazer, e achava que por ser razoavelmente organizado, isto seria suficiente. Quando passei a registrar tudo que tenho para fazer em uma ferramenta simples, prática de usar, e que se propõe a isto, consegui ótimos resultados. É impressionante como passei a ficar menos preocupado com as pendências, pois eu sei que elas estão registradas, contextualizadas e com comentários detalhados quando necessário. Por exemplo, na atividade “Postar sobre minhas ações para ter mais tempo diariamente”, criei uma nota listando alguns dos tópicos que pensei inicialmente sobre.

Tenho usado o Wunderlist (sobre o qual fiz um pequeno review). Estou usando-o por ser grátis (já que eu estava experimentando ter a disciplina de registrar as atividades e não queria gastar grana com isto agora). Porém, a maior funcionalidade dele, para mim, é a sincronização na nuvem. Como tenho 2 Macs em casa, Linux no trabalho e iPhone no dia-a-dia, eu queria algo que não me desse trabalho para sincronizar e funcionasse nestas 3 plataformas e em qualquer computador. O Wunderlist foi perfeito, pois ele tem aplicativos nativos para a maioria das plataformas, e também uma versão web, que utilizo constantemente.

Como estou me acostumando com a rotina de registrar as pendências, estou começando a sentir falta de algumas coisas como falei no meu review. Fiz várias pesquisas e considerei o Things como melhor opção para mim, porém, somente quando ele tiver o recurso de sincronismo na nuvem, conforme eles afirmaram que irão implementar. Vou aguardar para ver.

4) Desligar os alertas de emails, twitter, redes sociais e mensagens instantâneas

Uma vez que tenho horários/marcos definidos para ver estas coisas, não preciso dos alertas (popups dos aplicativos). Eles, pelo menos em mim, geram uma “ansiedade” para ver o que está lá. Além disto, quando ele “pipoca” na tela, automaticamente meus olhos se desviam do que estou fazendo, tirando um pouco de concentração.

6) Automatizar o que for possível

Eu usei alguns artifícios para automatizar algumas coisas. Por exemplo, criei filtros de emails no Gmail para organizar os emails em tags específicas de coisas não importantes (algumas promoções que gosto de acompanhar, foruns, etc). Outra coisa que fiz foi habilitar todos os emails de alertas do facebook e criar uma lista para mandá-los para uma pasta específica. Desta forma, não preciso ficar navegando no facebook para olhar se existem mensagens para mim ou coisas do tipo. Basta ir pelo email para ver. Além disto, como estas notificações são exibidas no app do facebook para iPhone, posso rapidamente ver tudo o que me interessa por lá. Fiz também uma organização no twitter, em que criei listas para coisas profissionais e coisas pessoais, me permitindo focar em que assuntos irei acompanhar com mais afinco ou não, a depender do momento.

7) Outras coisas que irei fazer…

  • Cuidar melhor da minha saúde: comecei a praticar exercícios físicos, mas como não me alimento bem, costumo ficar indisposto ou até doente quando malho muito. A experiência que tive certa vez foi que depois de pegar o rítimo, passei a ficar mais bem disposto, com mais condicionamento para brincar com meu filho, passear pelo shopping com minha esposa, fazer trabalhos manuais (lavar carro, cortar grama, molhar plantas) na casa de meus pais. Ainda estou no nível em que fico mais tempo indisposto, mas vou persistir pois acredito que depois irei melhorar.
  • Filtrar melhor os RSSs e pessoas a seguir no Twitter: atualmente estou na fase de seguir muita gente e muitos sites com o objetivo de conhecê-los. Com o tempo irei retirar alguns da lista para reduzir ao que considero mais importante.
  • Definir melhor os slots de tempo para as atividades: isto vai me permitir planejar melhor a distribuição das atividades no dia/semana, pois eventualmente defino muitas atividades para um mesmo dia e não consigo cumprir.
  • Criar um Plano Pessoal e Familiar: gostei muito da sugestão do livro Mais Tempo / Mais Dinheiro de criar um plano no qual estarão inseridas suas atividades diárias, atreladas a metas maiores. Isto vai me permitir separar melhor o tempo que irei alocar para diferentes tipos de atividades, tais como Leitura de Livros, Tempo com Família, Realização de Cursos ou mesmo Tempo para Mim. Como eu sempre acabo priorizando o trabalho e deixando a família para nunca depois, isto vai me ajudar a ser mais presente.

Nos quase 3 meses que venho implementando estas ações, consegui realizar muita coisa a mais:

  • Lí 6 livros (em 2010 inteiro eu havia lido apenas 2 livros)
  • Aumentei consideravelmente minhas leituras de artigos na internet (provenientes de RSS e twitter)
  • Fiz 1 curso on-line
  • Reencontrei amigos
  • Passei a ser um pouco mais presente com minha família
  • Iniciei o desenvolvimento de alguns projetos pessoais

Estou extremamente empolgado com os resultados em tão pouco tempo. Eu sempre ficava incomodado por não conseguir fazer mais coisas e pedia para o dia ter mais do que 24hs. Porém, percebi que a falta de tempo é uma implicação das decisões que tomamos e das coisas que priorizamos (ou não priorizamos). Tempo é o único recurso cuja disponibilidade é igual para todos!

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12 comentários sobre “Minhas ações para ter mais tempo diariamente

  1. Massa! Eu já tentei diversos métodos e coisas afins para organizar-me. Li vários livros. Apliquei as técnicas durante um bom tempo. Mas sempre acabava voltando à condição de desorganizado. 🙂

    Cheguei à conclusão que o problema sou eu mesmo e não o método que aplico. É preciso estar sempre atento com sua mente, que tende a relaxar nos momentos de maior calmaria. É natural isso. E o principal é realmente a motivação. É extremamente necessário que a pessoa esteja com vontade de organizar seu dia a dia. Sem motivação, você aplica a técnica apenas por obrigação. E, desta forma, só consegue organizar-se por 1 ou 2 meses.

    Só que parei de me martirizar devido a esta natural desorganização que tenho. Eu realmente não consigo estar fulltime organizado. Acabei partindo para me entender e tentar usar as técnicas que são mais factíveis para mim. Reparei que eu me estresso demais quando tento ser 100% organizado e acabei adotando o “mínimo” necessário para me organizar. Agora, não sou mais um total desorganizado e consigo ser feliz comigo mesmo. 😛

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    1. Pois é cara, eu passei um pouco por esta “crise dos 2 meses”. Mas a leitura do livro Mais Tempo e Mais Dinheiro me ajudou a retomar o gás. Agora, o que mais está me motivando são os resultados.

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  2. Muito bom! Tentarei me inspirar! Mas no meu caso, além da desorganização tem um sério agravante que é a minha falta de memória.. Rsrs! E pra falar a verdade, só a pouco tempo eu percebi o quanto essas duas coisas atrapalham a minha vida… =/

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    1. 🙂 Eu tb tenho um problema grave de memória (eu trocava o nome dos amigos e cheguei ao ponto de trocar o nome de Karine na época de namoro… ). Mas o lance de jogar tudo numa ferramenta de pendências é sensacional para nós “esquecidos”.

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    1. Valeu cara! Pode comprar que é garantido de você gostar. Se quiser esperar um pouquinho, já emprestei para Raphael e Matheus está na fila. Depois dele posso te empresar se quiser.
      Abraço!

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  3. A um tempo que procuro estas respostas, vou começar com a primeira sugestão, e depois comprar o livro, precis
    o mudar minha rotina.

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  4. A um tempo procuro estas repostas, vou começar com a primeira proposta,tv so o necessario, depois vou comprar o livro, preciso mudar minha rotina.

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